工作環(huán)境虛擬 成員來源廣泛

    虛擬團隊也需有形管理

    □ 本報記者 張曉航

    信息技術(shù)革命不僅改變了整個生產(chǎn)經(jīng)營方式價值鏈，提高了企業(yè)生產(chǎn)效率、降低了經(jīng)營成本、優(yōu)化了資源配置，實現(xiàn)了社會財富的最大化，它也改變著組織結(jié)構(gòu)和組織行為，如組織結(jié)構(gòu)的扁平化、網(wǎng)絡化和虛擬化，這都為虛擬團隊的形成創(chuàng)造了良好的外部條件。

    虛擬團隊不同于傳統(tǒng)的實體團隊，成員不再依賴于一個看得見摸得著的辦公場所而運作，而是就職于一個虛擬的空間，主要依賴于現(xiàn)代通信與信息技術(shù)實現(xiàn)遠程的溝通與協(xié)調(diào)。

    虛擬團隊只要通過電話、網(wǎng)絡、傳真或可視圖文來溝通、協(xié)調(diào)，甚至共同討論、交換文檔，便可以分工完成一份事先擬定好的工作。換句話說，虛擬團隊就是在虛擬的工作環(huán)境下，由進行實際工作的真實的團隊人員組成，并在虛擬企業(yè)的各成員相互協(xié)作下提供更好的產(chǎn)品和服務。

    優(yōu)于傳統(tǒng)團隊

    現(xiàn)代通信與信息技術(shù)的使用，使距離不再成為直接影響人們工作與生活的因素，這就大大拓寬了人才來源渠道，企業(yè)可以動態(tài)地集聚和利用世界各地的人才資源，這為獲得通常很難招聘到的具有專技能的人才創(chuàng)造了條件，同時也減少了關(guān)鍵人才的流失。

    據(jù)業(yè)內(nèi)人士分析，虛擬團隊成員來源區(qū)域廣泛，能夠充分獲取世界各地的技術(shù)、知識、產(chǎn)品信息資源，這為保持產(chǎn)品的先進性奠定了基礎(chǔ)。同時，成員可以采集各地顧客的相應信息，反映顧客的需求，并能及時解決客戶的相關(guān)問題，從而能夠全面地了解顧客，有利于組織盡快設計和開發(fā)出滿足顧客需求的產(chǎn)品和服務，建立起良好的顧客關(guān)系。

    虛擬團隊集聚各地的優(yōu)秀人才，他們在各自的領(lǐng)域內(nèi)都具有知識結(jié)構(gòu)優(yōu)勢，眾多單項優(yōu)勢的聯(lián)合，必然形成強大的競爭優(yōu)勢。同時，通過知識共享、信息共享、技術(shù)手段共享等，優(yōu)秀成員好的經(jīng)驗、靈感能夠很快在數(shù)字化管理網(wǎng)絡內(nèi)得以推廣，實現(xiàn)優(yōu)勢互補和有效合作。網(wǎng)絡內(nèi)良好的知識采集、篩選、整理、分析工具和機制，使眾多不同渠道的零散知識可以迅速整合為系統(tǒng)的集體智慧，轉(zhuǎn)化為競爭優(yōu)勢。

    團隊是高效組織應付環(huán)境變化的有效手段之一，而虛擬團隊利用最新的網(wǎng)絡、群件、移動電話、可視電話會議等技術(shù)實現(xiàn)基本的溝通，在技術(shù)上的誘惑力更是顯而易見的，團隊成員之間可以及時地進行信息交流，防止信息滯留，從而縮短了信息溝通和交流所用的時間，確保及時作出相對正確的決策。

    虛擬團隊打破了組織的界線，使得組織可以大量利用外部人力資源條件，而減輕了組織內(nèi)部人工成本壓力。在此基礎(chǔ)上，組織可以大力精簡機構(gòu)，重新設計組織構(gòu)架，使人員朝有利于組織發(fā)展的方向流動，促使組織結(jié)構(gòu)扁平化。此外，團隊柔性的工作模式減少了成員的辦公費用、為聚集開會而支付的旅行費用等，也減少了重新安置員工的費用，從而降低了管理成本。

    信任被賦予了全新的含義

    目前，全球虛擬團隊的數(shù)量是有史以來最多的，他們的成員也在迅速增加。最新的研究顯示，這些技巧不僅與管理同處一地的團隊所需的技巧不同，而且還常常截然相反。管理地理位置分散的團隊所需的技巧，要比管理傳統(tǒng)、同地工作的團隊廣泛得多。不僅如此，管理者還需要根據(jù)團隊成員的不同組成和他們之間的距離選擇不同的技巧。

    對于同處一地的團隊而言，如果領(lǐng)導者扮演的角色是協(xié)助者，團隊成員的獲益是最大的，而虛擬團隊需要一名能提供清晰界定的方向的管理者，以消除工作中的任何模棱兩可之處。在同一間辦公室工作的團隊，在工作職責方面可以松散一些，甚至可以兩個人擔當同一種角色。在虛擬團隊中，這種做法行不通。團隊負責人必須明確規(guī)定各自的角色和職責，并且以身作則。

    不少業(yè)內(nèi)人士認為，世界各地的團隊運作方式并不相同，對全球性虛擬團隊最困難的挑戰(zhàn)是要認識到成員作出決策的風格或許根植于他們所在國家的文化。因此全球性團隊需要非常明確地說明決策方式，而最好的全球性團隊負責人必須愿意在項目的不同階段嘗試不同的決策流程。

    在虛擬團隊中，信任被賦予了全新的含義。在一個地理位置分散的團隊里，是否值得信任幾乎只能通過可靠性進行衡量。一位虛擬團隊培訓師指出，虛擬團隊的領(lǐng)導者需要專注于創(chuàng)造一個高度明確的流程，使隊員能按照該流程多次、連續(xù)提供特定的結(jié)果。這樣可靠性，也即值得信任的程度，就能在兩三輪循環(huán)后確定。做到這點后，面對面的會見可以減少到一年一次左右。

    在虛擬團隊中最關(guān)鍵的技巧是溝通。但當團隊成員進行虛擬溝通時，影響力常常會降低。實驗證明，在講話時移動你的身體能增強你講話的效果。而虛擬團隊的經(jīng)理常常會端坐在辦公桌前，全神貫注地盯著視頻會議的畫面，從而失去了人際交往效用，說服力大減。走動或僅僅揮動手臂就屬于簡單而有效的溝通技巧，管理者們可以應用這些技巧來提高所傳達的信息的說服力。

    《中國質(zhì)量報》